Vom Zettel zum Zeitkonto
Ein sozialpädagogischer Dienst hatte vorher nichts im Einsatz. Alles lief über Zettel. Heute genehmigt eine Person die Buchungen des ganzen Teams.
Vorher: Zettel. Heute: ein Zeitkonto, das jeder Mitarbeitende selbst ansehen kann.
Alles auf Papier
Vorher war nichts im Einsatz. Arbeitszeiten, Urlaub und Verträge liefen über Zettel und Mappen, alles von Hand.
Dass sich das ändern sollte, kam aus einem Gespräch. Und ganz sicher war sich anfangs niemand. Es gab Skepsis, ob die Umstellung als Ganzes überhaupt klappen kann.
Schritt für Schritt
Die Umstellung kam nicht von heute auf morgen. Der Träger hat Zeitmatrose nach und nach in den Alltag geholt und immer mehr damit gemacht. Der Arbeitsvertrag liegt inzwischen digital im System, die Mappe muss niemand mehr herumtragen, und der Vertragsabschluss selbst war so einfach wie nie zuvor.
Beim Buchen hat sich das Team zurechtgeruckelt. Anfangs sollte es ein sehr enger Buchungstakt sein. In der Praxis hat eine klare Ansage im Team besser funktioniert.
Was heute anders ist
Heute genehmigt eine einzige Person alle Buchungen. Das Zeitkonto zeigt Plus- und Minusstunden und lässt sich jederzeit nachvollziehen. Mit der Stichtagsauswertung gelingen Mitarbeitendengespräche tagesgenau.
Urlaub ist für alle einsehbar. Wer eine Buchung oder einen Urlaubsantrag einreicht, sieht sofort, ob er angenommen wurde, und muss nicht auf eine Rückmeldung warten. Fehlbuchungen sind deutlich weniger geworden, und vieles, was früher von Hand lief, läuft nun einfach mit.